Välkommen till Evenemangskommittén

Syfte: Evenemangskommittén ansvarar för att planera och genomföra seniormatcher och större evenemang på ett professionellt sätt. Den ser till att alla funktionärsuppgifter på matchdag är bemannade och att publik, gästande lag och domare får en positiv upplevelse. Detta avlastar styrelsen operativt genom att en dedikerad grupp sköter matcharrangemangen. 

Huvuduppgifter: 

• Matchdagorganisation: Upprätta funktionärslistor för varje hemmamatch för herr och dam. Ansvar för att rekrytera och instruera publikvärdar, biljettpersonal, entrévärdar, sekreteriat (tidtagare/sekreterare), matchspeaker, DJ/musik, sjukvårdsansvarig och streaming-ansvarig (Solidsport). Se till att alla vet sina uppgifter och tider. 
• Logistik och rigg: Hantera nycklar och öppning/stängning av hall, se till att golvreklam, sarg, mål, ljudanläggning, matchklocka etc. är i ordning. Organisera upp- och nedmontering (t.ex. rulla ut golv eller lägga skydd om hallen kräver det). I Sävehof finns frivilliga ”golvläggare” för detta– Drott kan nyttja liknande frivilliga vid behov av speciellt underlag eller utrustning. 
• Service till publik: Sköta entré och publikvärdskap. Exempelvis tilldela läktarvärdar som välkomnar och hjälper besökare (IFK Kristianstad prioriterar detta högt – vid deras matcher arbetar många volontärer som publikens förlängda arm för att besökare ska få hjälp att hitta rätt och känna sig välkomna. Även kiosk/försäljning faller under denna kommitté, alternativt i samarbete med ungdomsföräldrar. 
• Säkerhet och domarkontakt: Ansvara för säkerhetsorganisation enligt gällande riktlinjer (särskilt om publik över ett visst antal). Tillse att det finns en utsedd säkerhetsansvarig vid herrmatcherna (Handbollsligan/Allsvenskan kräver säkerhetsorganisation). Samordna med ordningsvakter om det behövs samt vara kontaktperson för polis/arenaägare i säkerhetsfrågor. Också ta emot domare, ordna domarrum med fika/vatten, betala eventuella domarersättningar om inte kansli gör det. 
• Inramning & event: Genomföra inslag som höjer stämningen – t.ex. spelarpresentationer med musik, halvtidsunderhållning (uppvisningsmatcher för ungdomar eller tävling för publiken), speakertexter för att tacka sponsorer. Arrangemangskommittén kan förbereda ett körschema för varje match. 

Roller: Arrangemangsansvarig (ordförande) leder gruppen och agerar ofta som matchvärd eller hallchef under evenemangen. Under sig kan finnas funktionärssamordnare (schemalägger volontärer), sekretariatsansvarig (rekryterar tidtagare/sekreterare och ser till att de är utbildade), säkerhetsansvarig (omfattar publikvärdar/säkerhetsteam), samt logistikansvarig (för utrustning och teknik). I mindre föreningar kan samma person ha flera roller officiellt, men det är bra att de delas upp på flera individer i praktiken.  
Praktiska exempel: För varje hemmamatch kan arrangemangskommittén samlas t.ex. 1–2 timmar innan match för genomgång (IFK Kristianstad samlar alla team innan dörrarna öppnar för att alla ska ha samma information – en god rutin att ta efter). Efter match hjälps man åt att plocka undan tillsammans med volontärerna. Ett konkret verktyg kan vara att använda svenskalag.se eller ett dedikerat bemanningsverktyg för att låta volontärer anmäla sig till olika pass (entré, kiosk etc.) – på så vis sprids belastningen. Mindre uppenbar uppgift är att arrangera funktionärsutbildning varje år: gå igenom t.ex. brandsäkerhet, hjärt-lungräddning (IFK Kristianstads volontärer får HLR-utbildning för att kunna agera vid incidenter). Att ge volontärer profilkläder (västar eller tröjor) och kanske enklare förtäring (kaffe, korv) under matchen skapar också trivsel – IFK Kristianstad bjuder t.ex. sina volontärer på korv och dryck varje match samt gemensam resa och aktiviteter som tack. 

Evenemangskommittén Ska inte: 

• Bestämma matchtider eller resor för lagen (sportkommittéerna bestämmer, arrangemanget anpassar sig) 
• Kontakta sponsorer för matchvärdskap eller event (det gör Marknadskommittén) 
• Publicera innehåll på sociala medier under match (Kommunikation har ansvar – arrangemang kan bistå med info/bilder) 
• Hantera domararvoden eller domartillsättning centralt (kan samverka med Stab och Sport, men har inte ensamt ansvar) 
• Fatta beslut om biljettpriser, entrépeng eller publikbegränsning (styrelsen sätter ramar, marknad ansvarar för prisförslag) 

Vanlig gråzon: Vem fixar speakern och musiken? Ofta osäkerhet om det är Arrangemang eller Kommunikation.